Tárgymutató A Tárgymutató egyes kijelölt (vagy külön listában megadott) tárgyszavak előfordulási helyét (oldalszámát) tünteti fel. A tárgyszavak (tárgymutató-bejegyzések) lehetnek szavak, kifejezések vagy szimbólumok.

A tárgyszó megjelölésére kétféle lehetőségünk van:

A megjelölendő szó végéhez visszük a kurzort, és előhívjuk a párbeszédablakot:

A jelölés gombra kattintva megjelenő ablakba beírjuk a Főbejegyzéshez azt a tárgyszót, amivel az aktuális szót meg akarjuk jelölni, majd rákattintunk a Jelölés gombra.
Ezt a műveletet megismételjük mindazon szavaknál, amelyeket tárgyszóval akarunk megjelölni.

Ennél egyszerűbb, ha előre tudjuk, hogy mely szavakat milyen tárgyszóval akarunk megjelölni az egész dokumentumban. Létrehozunk egy szójegyzékfájlt.

Nyissunk meg egy új dokumentumot. Hozzunk létre egy kétoszlopos táblázatot.

Az első oszlop első cellájába írjuk be azt a szöveget, amelyhez tárgymutató-bejegyzést szeretnénk készíteni, ügyelve arra, hogy a szöveg pontosan megegyezzék a dokumentumban szereplővel. A második oszlopba írjuk be a főbejegyzés szövegét pontosan úgy, ahogy a tárgymutatóban szeretnénk látni. (Ha albejegyzést is akarunk, akkor a főbejegyzés után tegyünk egy kettőspontot, majd írjuk be megfelelő szót.) Ismételjük meg ezeket a lépéseket minden tárgyszóra. Végül mentsük a szójegyzékfájlt.

A szövegbevitelt pontosabbá és gyorsabbá tehetjük, ha az Ablak menü Mozaikszerű elrendezés parancsát kiadva egymás alatt látjuk a szójegyzék fájlt és adokumentum fájlt. A megjelölni kívánt szövegeket átmásolhatjuk a dokumentum fájlból a szójegyzék fájl első oszlopában lévő cellákba.

Az OK gomb elindítja a tárgymutató-készítést (ha készítettünk szójegyzékfájlt, akkor az AutoJelölés gombra kel kattintani). A program összegyűjti a tárgymutató-bejegyzéseket, sorba rendezi őket, beírja a megfelelő oldalszámokat, megkeresi és törli az azonos oldalra mutató ismétlődő bejegyzéseket, végül megjeleníti a tárgymutatót a dokumentum azon helyén, ahol a kurzor állt.

Sablon

A sablon (dot kiterjesztésű fájl) tárol előre elkészített szövegeket, egyéni eszköztárakat, makrókat, billentyűparancsokat, stílusokat és szövegtárbejegyzéseket. Alapértelmezés szerint a Word egy új dokumentum megnyitásakor a Normal.dot sablont használja. Ettől eltérő sablont akkor csatolhatunk a dokumentumhoz, ha nem az  ikonnal, hanem a Fájl menü Új dokumentum parancsával nyitunk.

A megjelenő párbeszédablakból választhatjuk a szükséges sablont.

Ügyeljünk arra, hogy a jobboldali “Legyen új” választókapcsolón a Dokumentum legyen megjelölve.

Létrehozhatunk saját sablonokat is. Legjobb példa erre a saját levélpapír. Nem kell nyomdában elkészített levélpapírt használni. Sablont a legegyszerűbben úgy hozhatunk létre, hogy megnyitunk egy Új dokumentumot, azt ellátjuk azokkal a szövegrészekkel (esetleg ábrákkal, fényképekkel), amelyeket minden további dokumentumon látni szeretnénk, majd a kész anyagot sablonként mentjük (Fájl típus: Dokumentumsablon), célszerűen a Sablonok mappába (leggyakoribb helye: C:\Program Files\Microsoft Office\Sablonok). Amikor fel akarjuk használni az elkészített sablont, a Fájl menü Új dokumentum parancsát választva a sablon megjelenik az Általános panellapon. Erre kattintva az elkészített “levélpapírra” írhatunk.

Módosíthatjuk a sablont: a Fájl menü Új dokumentum parancsánál ne a Dokumentum, hanem a Sablon választókapcsolót jelöljük be. Változtassuk meg a sablon szükséges részeit, majd mentsük el (sablonként!) ugyanazon vagy más néven.

A sablonok között speciális felépítésűek az ún. varázslók.

Varázsló

Számos dokumentumtípus elkészítéséhez találhatunk varázslókat a sablontárban. A sablon párbeszédablak füleivel választhatjuk ki a szükségest. Pl. újságot szerkeszthetünk a KIADV fülnél található Newslttr sablonnal. Más sablonok mintalapokat adnak, amelyeket a saját szövegünkkel átírva pl. “Javaslat és marketing-terv” (ELEGREPO vagy PROFREPO sablon), “Feljegyzés” (MEMO vagy PROFMEMO sablon), “Életrajz” (pl. CONTRESU, PROFRESU sablon), Web lapok, öntapadó lapokra nyomtatható címke (LABEL sablon) készíthető.

Levelezés

Gyakran használjuk a szövegszerkesztőt levelezési célokra. A sablonoknál a levélpapír készítésről volt szó. A levelek megírását segíti a “levél-varázsló”. Ennek aktiválásához hívjuk elő a sablon panelt, és a LEVELEK fülnél megjelenő LETTER sablonnal nyissunk. Ez a varázsló is (mint a többi) “kézen fogva vezeti” a felhasználót. Erről itt nem érdemes bővebben írni, legjobb, ha az Olvasó maga követi végig a gép tanácsait.

Dátum

A leveleken dátumot is elhelyezhetünk. Ehhez a Beszúrás menü Dátum és idő párbeszédablakot használjuk. Itt választhatunk a formátumok között. Haabalalsósarokbanlévő Automatikus frissítés ablak nincs kipipálva a beszúrás napja megmarad, ha ki van pipálva, akkor (a beszúrás mezőként tárolódik és így) minden nyomtatásnál az aznapi dátum aktualizálódik.

Boríték

A megírt levelekhez boríték készíthető. Előbb jelöljük ki a levélben a címzettet és azokat a sorokat, amiket a borítékon látni akarunk, majd kattintsunk a boríték ikonra.

A megjelenő párbeszédablakban ellenőrizzük a címet és a feladót, azt is, hogy hogyan fog a boríték elhelyezkedni a nyomtatóban (irány). A Beállítások segítségével módosíthatjuk az irányt, a boríték méretét, a cím és a feladó betűtípusát.

Ezután vagy kinyomtatjuk, vagy behelyezzük a dokumentumba (a legelső oldal elé fog kerülni).

Körlevél

Gyakori az üzleti és közéletben az, hogy majdnem azonos tartalmú levelet akarunk több címre elküldeni, de a szöveg egyes részei a címzettől függően más és más. (Nyilván ilyen maga a cím is.) Ekkor körlevelet kell írnunk. Nevében benne van, hogy ez két részből áll: a “KÖR”-ből és a “LEVÉL”-ből. Utóbbi az a dokumentum, amelyben a mindenkinek szóló szöveg van, előbbi pedig azokat az adatokat tartalmazza (a “KÖR”-be tartozó címzettekről), amelyek levelenként eltérnek. Ezt segíti elő az Eszközök menübena Körlevél parancs vagy a LETTER sablonnal megjelenő varázsló (most a “Levelek küldése címjegyzék alapján” jelölést választva). A “LEVÉL” neve: Törzsdokumentum. A “KÖR” neve: Adatforrás.

A párbeszédablakban a Létrehozás gombra kattintva az előugró menüből a Formaleveleket válasszuk. Lehetőségünk van ekkor egy már meglévő vagy új dokumentumot használni. Ennek megadása után még áttérhetőnk a levélírásra (Szerkesztés), vagy az adatforrást hozzuk rendbe. Ha van már adatforrásunk, akkor azt kell megnevezni, ha nincs, akkor szerkeszteni kell egy újat.

Az adatforrás egy olyan táblázat, amelynek első sora az ún. mezőneveket, további sorai pedig az egyes címzettekre vonatkozó (és a mezővel megjelölt) adatokat tartalmazza. Az Adatok Adatforrás létrehozása megjelölésekor előugró ablakban előre elkészített mezőnevekkel találkozunk.

Ezekből törölhetünk néhányat (vagy mindet) és beszúrhatunk saját magunk által megnevezetteket. Az OK gombra kattintva a szokásos mentési eljárás következik: az adatforrást az általunk megadott névvel és helyre menti el a program. (Ezt ajánlatos megjegyezni!) Ezután vagy az adatforrást szerkesztjük vagy a törzsdokumentumot. Töltsük fel előbb az adatforrást.
A példában 6 mezőt adtunk meg. Az eredetileg üres cellákba beírjuk az egyedi adatokat. Alul láthatjuk, hogy hányadik rekordnál tartunk. Ha a jobb alsó Forrás gombra kattintunk az adatforrás táblázatos formában jelenik meg:
 
Megszólít Vezeték Utó Hely Cím Irszám
Kedves Uram Kiss Ottó Szedres Új utca 1. 1234
Tisztelt Asszonyom Xavéry Edéné Kisgyala Ló tér 2. 9876

(Példánkban csak két rekord van.) Amikor végeztünk a “KÖR” (az adatforrás) kitöltésével, elkezdhetjük a “LEVÉL” (a törzsdokumentum) írását. Automatikusan megjelenik a Körlevél eszköztár:

Így írás közben a megfelelő helyekre beszúrhatjuk az oda illő adatmezőket. Példaképen néhány sor egy képzelt levélből:

«Vezetéknév» «Utónév»
«Város»
«Cím»
«Irszám»»
«Megszólítás»!
Értesítem, hogy a jövő héten értekezletet tartunk.

Az eszköztár  ikonjára kattintva a törzsdokumentumot és az adatforrást a program egyesíti. Annyi levél készül, ahány rekord van, és minden egyes levélben a mezők helyén az adatforrásban szereplő adatok lesznek. Amennyiben elfogadjuk, a levelek kinyomtathatók. Változtathatunk a törzsdokumentumon, vagy az adatforráson. Erre szolgál a körlevél segítő  ikon.

Nyomtatás után nem kell az egyesített leveleket elmenteni, mert a törzsdokumentum, a hozzátartozó adatforrással minden információt tartalmaz. (Gondoljuk meg, mennyivel kevesebb helyet foglal el az így tárolt anyag, mint mondjuk 200 “egyesített” levél.)

A körlevél mezőinek segítségével személyes hangúvá tehető a körlevél.

Például egy felkérő szónál elegendő azt írni: Kér«rag». Ha a “rag” mezőben az egyik rekordnál “em”, a másiknál “lek”, a harmadiknál “nélek” van, akkor az egyesítés után ezeken a helyeken a három levélben rendre: Kérem, Kérlek, Kérnélek lesz kinyomtatva.

A további változatok széles lehetőségét gondolja át az Olvasó.

Fax

A mai levelezés egy része Faxon keresztül megy. A kinyomatatott dokumentum természetesen (ha van fax készülék) erre alkalmas. Ezt csak annyiban segíti a szövegszerkesztő program, hogy az ún. Fax varázslóval díszes kivitelű dokumentumot készíthetünk. Ennek aktiválásához hívjuk elő a sablon panelt, és a LEVELEK fülnél megjelenő FAX sablonnal nyissunk. Erről sem érdemes itt bővebben írni, legjobb, ha az Olvasó maga követi végig a Varázsló tanácsait.

Van azonban a számítógépek egy részében FAX modem, vagyis a telefonhálózattal összekötve a gép faxolásra is alkalmas. Ebben az esetben a faxoláshoz a Nyomtatás parancsot kell használni, de a nyomtató ablakban a FAX típusát kell megjelölni. További feladatunk már csak az lesz, hogy megadjuk (vagy egy meglévő címjegyzékből kiválasszuk) a címzett nevét és telefonszámát.

Dokumentumok összefűzése

Hosszabb dokumentumokat (pl. sokfejezetes könyveket) célszerű részeire bontva tárolni és az egyes részeket (fejezeteket) külön-külön szerkeszteni. Az így elkészített anyagot egy ún. Fődokumentum fogja össze. A fődokumentum a hozzá tartozó különböző fájlok (más néven aldokumentumok) “tartója”, amelynek segítségével a teljes dokumentumot egészben nézhetjük, rendezhetjük, formázhatjuk, nyomtathatjuk, tárgymutatót vagy tartalomjegyzéket készíthetünk.

Új fődokumentumot kétféleképen készíthetünk:

  1. Meglévő dokumentumot részekre (aldokumentumokra) tagolunk.
  2. Meglévő fájlokból egy fődokumentum alá rendezünk.
Mindkét esetben a Fődokumentum nézetet kell használnunk. Ennek kijelölésekor két eszköztárral bővül a már meglévők köre: az egyik a Vázlat ill. a Tallózás nézetből már ismert, a másik a Fődokumentum eszköztár.

Az egyes ikonok (balról jobbra) az aldokumentumokra vonatkozó parancsok: becsukás, létrehozás, törlés, beszúrás, egyesítés, felosztás, zárolás.

Meglévő dokumentum átalakítása

A dokumentumban az egyes aldokumentumnak szánt részek címsorait (célszerűen azonos szintű) címsor stílusra formázzuk.

Ezután jelöljük ki azt a címsort (azzal a szövegrésszel együtt, amely hozzátartozik) amelyből egy aldokumentumot akarunk előállítani. A Fődokumentum eszköztáron kattintsunk az Aldokumentum létrehozása  ikonra.

Ezt ismételjük meg annyiszor ahány aldokumentumot akarunk létrehozni.

Amikor az így átszervezett dokumentumot elmentjük (esetleg az eredetitől eltérő néven) minden aldokumentum külön fájlba kerül, amelynek neve az aldokumentum címsorának első betűi lesznek.

Több meglévő dokumentum fődokumentumba egyesítése

Nyissunk meg egy új dokumentumot. Állítsuk be a Fődokumentum nézetet. Az eszköztáron kattintsunk az Aldokumentum beszúrása  ikonra. Keressük meg a beszúrandó dokumentum nevét, és kattintsunk a Megnyitás gombra. (A file – aldokumentumként - oda kerül, ahol a kurzor állt.) Ez mindannyiszor megismételjük, ahányszor új fájlt akarunk a fődokumentumba illeszteni. (Természetesen már meglévő fődokumentumot is bővíthetjük ily módon újabb fájlokkal.)

Meglévő fődokumentum átalakítása

Amikor egy elkészült fődokumentumot hívunk be, az aldokumentumok csak hivatkozásukkal látszanak. Ilyenkor az eszköztárban az Aldokumentumok becsukása ikon helyén az Aldokumentumok feltárása ikont  találjuk. Az aldokumentum hivatkozására állva a kurzorral ez az ikon felnyitja a dokumentumot.

Egy vagy több aldokumentumot törölhetünk, egyesíthetünk, zárolhatunk (ezután annak változtatását a program nem engedi meg). Egyeseket feloszthatunk több aldokumentumra.

Hivatkozások

A szöveg szerkesztése során szükség lehet arra, hogy a dokumentumok (nemcsak az éppen szerkesztett) meghatározott helyét ismerjük. Vagy azért mert oda akarunk ugrani, vagy, mert azt a helyet a dokumentumban fel akarjuk tüntetni. Ennek érdekében a dokumentumok meghatározott helyeit meg kell jelölnünk. Néhány jelölési lehetőség pl. a könyvjelző, a címsor és a lábjegyzet.

Kereszthivatkozás

A meglévő jelölésekre hivatkozhatunk a szöveg írása közben. Ehhez a Beszúrás menü Kereszthivatkozás sorára kattintva előhívjuk a párbeszédablakot, amelyen választhatunk a hivatkozás (a “jelző”) típusai közül és megadhatjuk, hogy a szövegben mi jelenjen meg (mi legyen a hivatkozás beszúrás). Legyen pl. Címsor és Címsorszám. Válasszuk e dokumentum Bevezetés címsorát, akkor itt lenne ennek sorszáma: 1.

A "visszaugráshoz"a Web eszköztár  nyilára kell kattintanunk.

Hiperhivatkozás

Mód van arra is, hogy egy másik dokumentumra egészében vagy annak valamely helyére hivatkozzunk. Ez a hiperhivatkozás. Kijelölve egy szót, a Szokásos eszköztár Hiperhivatkozás beszúrása ikonjára kattintva megjelenő párbeszédablakban megadjuk (vagy tallózással megkeressük) azt a fájlt, amelyre hivatkozni akarunk és (ha kell) azt a könyvjelzőt, amely annak a fájlnak meghatározott helyét jelöli.

Például a “modell” szót kijelöljük és arra adunk utalást, hogy bővebbet a Modellezés file“modell” könyvjelzőjénél találhatunk. A kijelölt “modell” szó formátuma ezután aláhúzott kék betű. Rákattintva az aláhúzott szóra átugorhatunk a megjelölt fájl megjelölt helyére. (Próbálja ki!)

WEB lapok készítése

Mód van arra is, hogy a Wordben készített dokumentumot WEB lapként (html file kiterjesztéssel) mentsük el. Ehhez célszerű még a Wordben elhelyezni a hiperhivatkozásokat (ilyenkor ékezetes betűket ne használjunk!), és a szöveget 10-15 oldalas részekre bontani. A htm vagy html formátumban elmentett dokumentumot ezután WEB lap készítő programokkal szerkeszthetjük. Én a leghatásosabban a Netscape Composer programmal tudtam dolgozni.  (A dokumentumok további átalakitásával külön foglalkozunk.)

Egyenletek, képletek

A Word Egyenletszerkesztője (amennyiben telepítve van) alkalmas matematikai formulák bevitelére. Ehhez vagy a Beszúrás menü Objektum sorára kattintva a megjelenő listából a Microsoft Egyenletet válasszuk, vagy kattintsunk az  egyenlet ikonra (ha a testre szabásnál ilyet kivittünk az eszköztárra). Megjelenik egy szerkesztő ablak és fölötte egy speciális eszköztár:

Valamelyik elemre rákattintva abba a csoportba tartozó (az ábrán éppen a halmazfüggvény) jeleket láthatunk. Elegendő valamely elemre rávezetni a kurzort, az a jel a szerkesztőablakba kerül. Bevihetünk görög betűket, kialakíthatunk mátrixtáblákat és - természetesen - beírhatunk számokat, betűket a billentyűzetről is.

Ennek részletes tárgyalása meghaladja e távoktatási anyag hatókörét, így ez a néhány utalás csak a figyelemfelkeltés célját szolgálta.