További lehetőségek

Ebben a fejezetben a Word néhány további szerkesztési lehetőségével foglalkozunk. Sem a hely, sem az időnk nem elegendő arra, hogy minden lehetőségre kitérjünk. Még e jegyzet szerzője is gyakran találkozik munkája során olyan “finomságokkal”, amelyeket addig nem ismert. Az Olvasónak is azt ajánlom, ne feledje, hogy “gyakorlat teszi a mestert”.

Táblázatok A táblázatok négyzetesen (oszlopokban és sorokban) elhelyezett cellák. A cellákba szöveg és ábra is kerülhet. A táblázatokat használhatjuk számok rendezésére, számítások végzésére. (Erre a célra azonban az Excel jobb lehetőségeket ad. Bármely helyre elhelyezhetünk Excel munkalapot, amely - az abban végzett műveleteket lezárva - táblázat formában helyezkedik el dokumentumunkban. A Beszúrás menü Objektum sorból válasszuk a Microsoft Excel munkalap sort vagy kattintsunk a Szokásos eszköztár  ikonjára.) A táblázatok lehetővé teszik bonyolultabb oldalelrendezések létrehozását is, pontosabban rendezhetjük el segítségükkel a dokumentum szövegét és ábráit. Könnyebben szerkeszthetjük az ábrát, ha behívjuk a Táblázatok és szegélyek eszköztárat. Erre négyféle lehetőségünk van: a Nézet menü Eszköztárak sorában kipipáljuk a megjelölést vagy a Szokásos eszköztár Táblázat és szegélyek gombjára kattintunk vagy kijelöljük a Táblázat menü Táblázat rajzolása parancsát vagy a jobboldali egérgombbal kattintva megjelenő gyorsmenüben választjuk ki a Táblázat rajzolása parancsát. A megjelenő eszköztár ikonjai segítenek a továbbiakban.

Az itt lévő ikonok (balról):

Táblázatok beszúrása

Háromféle módon hozhatunk létre új táblázatot.

  1. Kijelöljük a Táblázat menü Táblázat beszúrása parancsát, majd a megjelenő párbeszédablakban adjuk meg a sorok és oszlopok számát, és az oszlopszélességet.
  2. A Táblázat rajzolása ikonra kattintva az egérkurzor ceruzává változik. Átlósan húzva a dokumentumban (a baloldali egérgomb nyomva tartása mellett) rajzolhatjuk meg a táblázat keretét, majd behúzhatjuk a cellahatárokat vízszintes és függőleges mozdulatokkal. Ezzel a módszerrel egyéni táblázatokat hozhatunk létre.
  3. Kijelölünk a dokumentumban egy szövegrészt, amelyben egyes részeket azonos (pl. tabulátor vagy pontosvessző) jellel választottunk el. A Táblázat menü Szövegből táblázat sorára kattintunk. A megjelenő párbeszédablakban “felajánlott” cellahatárolót illetve oszlopok és sorok számát elfogadhatjuk, vagy módosíthatjuk.

Hasonló az inverz művelet is, amikor kijelölt táblázatból (vagy annak kijelölt soraiból) szöveget állítunk elő.

A táblázat egyes elemei

Az előbbiek szerint létrehozott táblázat egymástól vonalakkal elhatárolt cellákból áll. A vonal lehet szegély vagy rácsvonal. Előbbiek a nyomtatásban is megjelennek, utóbbiak a nyomtatásban nem, csak a képernyőn. A radír ikon segítségével az egyes vonalakat törölhetjük. A vonal stílusa ablakban választhatunk pl. szaggatott, pontozott, kettős vonalakat, és megadhatjuk azok vastagságát is. A vonal stílus mindig a táblázat kijelölt celláira érvényes. Ha a Mindent mutat ¶ ikon be van kapcsolva, a cellák és a sorok végén látható  jel csak a képernyőn jelenik meg (a nyomtatásban nem). A cellák távolsága a cellák között hagyott üres területet jelenti. A cella margók határozzák meg, hogy mennyi üres hely legyen a cellában található szöveg vagy ábra és a cella határai között. Ezt “cellakitöltésnek” is nevezik.

Ha a kurzor valamely cellára mutat az egész táblázatot kijelölhetjük (Táblázat menü Táblázat kijelölése). Ekkor nemcsak formázhatjuk a cellák tartalmát, hanem - a bal felső sarkot az egérrel “megfogva” (fogd és vidd) - mozgathatjuk is a táblázatot a dokumentumon belül.

Táblázat formázása

A kijelölt cellák szegélyeit, színét, tartalmának betűtípusát, elhelyezkedését külön-külön is formázhatjuk. Beállíthatjuk cella szélességét, és a cellában elhelyezkedő szöveg függőleges igazítását (a szöveget a cella tetejéhez, közepéhez és aljához igazítva). Megváltoztathatjuk a kijelölt sor magasságát. Letilthatjuk az oldaltörést a sorokon belül. Kijelölhetünk egy sort címsornak, amely a táblázat minden oldalának tetején ismétlődni fog.

Több cellát egyesíthetünk, cellákat feloszthatunk. Az egész táblázat megjelenését is módosíthatjuk, megváltoztathatjuk a sorok és oszlopok méretét. Az oszlop kijelölésekor megadhatjuk a kívánt szélességet vagy a legjobb kitöltést (Ahogy fér). A Táblázat menü Automatikus formázás sorára kattintva, választhatunk előre elkészített táblázatformák közül.

Számítások táblázatban

Mint már említettük, az Excel behívásával kaphatunk számításokra jól használható táblázatot. De egyszerűbb műveletek a Word táblázatában is elvégezhetők. Kattintsunk abba a cellába, ahol az eredménynek meg kell jelennie. Válasszuk a Táblázat menü Képlet parancsát.


A megjelenő párbeszédablakban megadhatjuk a szükséges függvényt [pl. =SUM(LEFT), add össze a balra lévő számokat] és a cella számformátumát. A fenti ábrán az összes variációt “kivetítettük”.

A képletben lévő zárójelbe a táblázatcellákra való hivatkozásokat is írhatunk. Például az 1. és 2. oszlop első négy sorában lévő számok összegét a =SUM(a1;b4) képlet írja le. A számítás eredménye a kijelölt cellába mezőként jelenik meg. Ha megváltoztattuk a cellák tartalmát, és szeretnénk, jelöljük ki a mezőt, majd nyomjuk meg az F9 billentyűvel vagy a jobboldali egérgombbal frissítsük a számítás eredményét.

A Súgó Tartalomjegyzékében a "Függvény" keresésével "Az = (Formula) mező által használt függvények" kijelölése megjeleníti az egyes függvények által visszaadott értékeket.

Oldalak formálása

Oldalszámozás

Az egy oldalnál hosszabb dokumentumokat oldalszámozással szokás ellátni. Erre is kétféle lehetőségünk van:

A Beszúrás menü Oldalszámok parancsával megjelenő párbeszédablak:

Itt meghatározhatjuk az oldalszám elhelyezését és igazítását, elrejthetjük az első oldal oldalszámát. A Formátum gombra kattintva módosíthatjuk az oldalszámozás módját (pl. megjeleníthetjük a fejezetszámokat is az oldalszámokkal együtt.) Az oldalszámozást szakaszonként újra kezdhetjük, a kezdő sorszám megadásával.

Megadhatjuk az oldalszámozást az élőfej vagy élőláb párbeszédablakban is.

Élőfej és élőláb

Az élőfej minden oldal tetején, az élőláb pedig az alján helyezkedik el. Tartalma szakaszonként változhat. Ide kerülhet szöveg, grafika, illetve az élőfej és élőláb eszköztár gombjaival előre elkészített objektum (pl. dátum, idő, oldalszám)

A Nézet menü Élőfej és élőláb pontjának kiválasztásával jeleníthetjük meg az eszköztárat, és ekkor a Word átvált az élőfej szerkesztésére. Ezután bevihetjük az élőfejtartalmát. Az élőláb szerkesztéséhez kattintsunk az eszköztár Váltás az élőfej és élőláb között gombjára. Az élőfejet és az élőlábat bizonyos oldalakon elhagyhatjuk, illetve a páros és páratlan oldalakon különbözőek lehetnek.

Az ikonok (balról jobbra): oldalszám, a dokumentum összes oldalainak száma, oldalszám formázása, dátum beszúrása, időpont beszúrása, oldalbeállítás, a dokumentumszöveget megmutatja/elrejti, az élőfej (élőláb) azonos az előző szakaszban megadottal, váltás élőfej és élőláb között, előző szakasz, következő szakasz.

Ha már van élőfej vagy élőláb, ezekre kétszer rákattintva előugrik az előbbi párbeszédablak, és abban változtathatjuk a formát, a tartalmat.

Keret, szegély

A szöveg vagy táblázat körüli vonal lehet keret vagy szegély. A kettő között lényeges különbség van.

A keret - amelyet a Word korábbi változataiban használhattunk - a dokumentum egy körülzárt része, amelyet körül folyhat a szöveg, tartalmával együtt átvihetjük a dokumentum egy másik részére. Keretek a Word 97, illetve 2000-ben is használhatók, de helyette szövegdobozt célszerű használni. Erről a már többször felidézett Dúl jegyzetben kapunk tájékoztatást. (Részleteket közöl a Súgó “A szövegdoboz és a keret közti különbség” lapja.) Ha olyan dokumentumot nyitunk meg, amely egy korábbi Word változatból származó kereteket tartalmaz, megjelenik a Keret parancs a Formátum menüben. A keretet szövegdobozra cserélhetjük: válasszuk a Beszúrás menü Szövegdoboz parancsát. A dokumentumban: beszúródik egy előre definiált méretű szövegdoboz, amelynek nagyságát húzással módosíthatjuk.

A szegély (nevének megfelelően) a dokumentum egy adott részét szegélyezi. A táblázatoknál már szó volt a szegélyekről. Ahhoz hasonlóan lehet szegéllyel ellátni bekezdéseket vagy kijelölt szövegrészeket.

A dokumentumban szegélyt vehetünk fel összes oldalához, bármely bekezdéséhez vagy a kijelölt szövegrészéhez. A szegély lehet vonalas vagy képes. Szegélyt vehetünk fel rajzelemekhez is.

Ha egy bekezdést szegéllyel szeretnénk körülvenni, kattintsunk a bekezdés belsejébe. Ha csak egy bizonyos szövegrészt, például egy szót szeretnénk bekeretezni, jelöljük ki a szót. Hívjuk be a Táblázatok és szegélyek eszköztárat vagy válasszuk a Formátum menü Szegély és kitöltő mintázat parancsát, majd a Szegély panellapot.

Ha egy adott oldalhoz akarunk szegélyt felvenni, válasszuk az Oldalszegély fület. Mindkét esetben adjuk meg a kívánt beállításokat és ellenőrizzük, hogy a Hatókör mezőben is helyes elemet választottunk (szegély fülnél bekezdés vagy szöveg, oldalszegélynél teljes dokumentum, aktuális szakasz az első oldal eltérhet).

Ha csak az oldal bizonyos szélein szeretnénk szegélyt, például csak a tetejére, kattintsunk a Típus oszlopban az Egyéni elemre, majd a Minta ablakban a megfelelő oldalakra.

A szegély vonal típusát kiválaszthatjuk a Stílus ablak legördülő menüjéből. A Beállítások gombra kattintva módosíthatjuk a szegélyvonalak távolságát a szövegtől.

Kiegészítők

Automatikus elválasztás

Az után, hogy kijelöltük a dokumentum (és az egyes részek) nyelvét kérhetünk automatikus elválasztást az Eszközök menü Nyelv, Elválasztás paranccsal.

Jelöljük be az Automatikus elválasztás ablakot. Az “Elválasztási zóna” mezőben adjuk meg annak a sávnak a szélességét, amelyet a sor utolsó szava és a jobb oldali margó között ki kell hagyni. Ha csökkenteni szeretnénk az elválasztások számát, állítsuk az elválasztási sávot szélesebbre. Ha csökkenteni szeretnénk a jobb oldali margó egyenetlenségét, szűkítsük az elválasztási sávot. Az “Egymás utáni elválasztások száma legfeljebb” mezőbe írjuk be az egymást követő elválasztható sorok számát.

Ha a szöveg néhány bekezdését nem szeretnénk automatikusan elválasztani, hívjuk le a Bekezdés párbeszédablakot és a Szövegbeosztás lapon jelöljük be a “Nincs elválasztás” ablakot.

Ha nem adtuk meg a szöveg nyelvét (a Nyelv megadása párbeszédablakban a “nem ellenőrzött” szöveget látjuk) a Word nem választja el a szöveget.

Lábjegyzet

Gyakori, hogy a szöveg valamely pontjához magyarázó jegyzetet kell fűzni. Ez elhelyezkedhet ugyanazon lap alján (Lábjegyzet) vagy a dokumentum végén (Végjegyzet). A Beszúrás menü Lábjegyzet sorára kattintva megjelenő párbeszédablakban kijelölhetjük a jegyzet helyét és jelölését (sorszám vagy speciális karakter, szimbólum).

A lábjegyzeteket végjegyzetté alakíthatjuk (vagy fordítva), ha az Egyebekre kattintva kijelöljük a Konvertálást.
Tartalomjegyzék, tárgymutató

Tartalomjegyzék

Hosszabb dokumentumok végére (vagy elejére) tartalomjegyzéket készíthetünk. A program ezt is automatizálja: Elvisszük a kurzort arra a helyre, ahová be akarjuk illeszteni a jegyzéket (ha ezt elmulasztjuk, az eredmény oda kerül, ahol éppen állt a kurzor). A Beszúrás menü Tartalomjegyzék és tárgymutató sorára kattintva beugró párbeszédablakon alaphelyzetben a tárgymutató fül érvényes.

Át kell váltani a tartalomjegyzékre. Kiválaszthatjuk a nekünk tetsző formátumot (a Minta ablakban mindjárt láthatjuk is), a szinteket (melyik legyen a “legalsó”, legnagyobb számú címsor, amit fel akarunk venni a jegyzékbe). Természetesen mindez csak akkor “él”, ha már előzetesen kijelöltük a címsorokat. Az így kapott Tartalomjegyzék (mint minden mező) bármikor frissíthető, vagyis ha változtattunk valamit a címeken vagy azok helyén, a frissítéssel módosul a jegyzék.