Szövegírás

Hozzákezdhetünk a szövegírás “műhelytitkainak” gyakorlásához. Emlékezzünk a figyelmeztetésre: állítsuk be a normál nézetet. Munka közben, ha valamilyen ikon vagy utasítás nem jut eszünkbe, rendelkezésünkre áll a Súgó. Háromféle lehetőségünk van a segítségkérésre.

Szöveg módosítása Kijelölés

Bármilyen műveletet is akarunk végrehajtani a meglévő szövegünkkel, előbb ki kell jelölni a megfelelő részt. Ez a rész lehet karakter, szó, mondat, sor, bekezdés, vagy az egész dokumentum. Mindezekre többféle lehetőségünk is van.

Ezután a kijelölt részt “faraghatjuk”.

Törlés-kivágás

Amikor a kijelölt részre nincs szükségünk, törölhetjük a Delete billentyűvel vagy a Szerkesztés menü Tartalom törlés parancsával. Amennyiben a törölt részt egy másik helyre (vagy több helyre is) be akarjuk helyezni, a következők közül választhatunk:

Mindhárom esetben a kijelölt rész a Windows vágólapjára kerül.

Másolás

Elhelyezhetjük a vágólapra a kijelölt részt úgy is, hogy az eredeti helyén is megmaradjon. Ez is háromféleképen lehetséges:

Beillesztés

A vágólap tartalmát háromféleképen lehet a kurzorral megjelölt helyre beilleszteni:

Mozgás

Ha csak egy (másik) helyre akarjuk a kijelölt részt áthelyezni, elegendő a kurzorral “megfogni” és - állandóan lenyomott baloldali egér billentyű mellett - az új helyre vinni. Ott felengedve az egérbillentyűt, megjelenik az átvitt szöveg vagy kép...).

Nyárs

A Nyárs segítségével a dokumentum különböző helyein kijelölt elemeket (szöveget, grafikát) fűzhetünk föl egymásután, majd az egész csoportot beszúrhatjuk egy másik helyre vagy dokumentumba.

A Nyárs “feltöltése”

Ha egy elemet a Nyársba szeretnénk helyezni, jelöljük ki, majd nyomjuk meg a CTRL + F3 billentyűket. A kijelölt részt a program törli. Minden egyes alkalommal megismételhetjük ezt a lépést, valahányszor egy újabb elemet szeretnénk a Nyársba helyezni. Ha úgy akarjuk az elemet a Nyárshoz csatolni, hogy az adott helyen is megmaradjon, akkor a CTRL + F3 után adjunk visszavonás parancsot. Az elemek a Nyársban maradnak, így többször is beszúrhatók. Ha egy más elemkészletet szeretnénk a Nyársba tenni, először törölnünk kell a Nyárs tartalmát

A Nyárs beszúrása:

Ha meg akarjuk tekinteni a Nyárs aktuális tartalmát, válasszuk a Beszúrás menün a Kész szöveg, majd a Szövegtár parancsot, és válasszuk a Nyárs elemet. Alul, a Minta mezőben látható a Nyárs teljes vagy részleges tartalma.

Átírás

Kijelölés nélkül a kurzor helyén a begépelt szöveg “jobbra eltolja” a régi szöveget. Ha van kijelölt szöveg, az egyszerűen átírható. Megadható az Eszközök menü Beállítások sorban a Szerkesztés fül segítségével a Felülírásos mód. Ekkor a begépelt szöveg - kijelölés nélkül is - a régit felülírja.

Csere

Szükségünk lehet arra, hogy a dokumentum valamilyen karaktersorozatát egy másikra változtassuk. Ezt a csere utasítással érhetjük el:

Mindhárom esetben a következő párbeszédablak jelenik meg:

Ezen kell beírnunk a keresett karaktersorozatot, majd azt, amire ki kell cserélni. A megtalált első karaktersorozatnál megáll, kijelölhetjük, hogy ezt cserélje, vagy ugorjon a következőre, hagyja abba a cserélést (Mégse) vagy kérdés nélkül az összest cserélje (Mindet). Megadhatunk további megkötéseket is a keresett és a csere karakterek formátumára, stílusára, nyelvére, sőt kereshetünk-cserélhetünk speciális karaktereket (pl. bekezdésjel, tabulátor, mező szakasztörés) is.

Keresés

Szükségünk lehet arra is, hogy a dokumentum azon részére ugorjunk, ahol valamilyen karaktersorozat van, anélkül, hogy azt cserélni akarnánk. Ezt a karaktersorozatot kereshetjük meg:

Mindhárom esetben az előbbi párbeszédablak jelenik meg, a Mire cseréli ablak nélkül.

Ugrás

Hosszabb dokumentumokban oldalakat, szakaszokat, vagy megjelölt helyeket gyorsan elérhetünk az alábbi módokon:

Mindkét esetben az előbbi párbeszédablak jelenik meg, de most az ugrás fül az aktív:

Itt választhatunk ugrási célt (Hova). Ez lehet: oldal, szakasz, sor, könyvjelző, megjegyzés, lábjegyzet, végjegyzet, mező, táblázat, ábra, egyenlet, objektum, címsor.

Visszavonás

Még a leggyakorlottabb felhasználóval is előfordul (különösen, ha már fáradni kezd), hogy valamit elront. A hibát elháríthatjuk a visszavonás paranccsal. Ez visszavonja az utolsó parancsot vagy törli az utoljára beirt szöveget.

Az utóbbi két lehetőséggel a legutolsó parancs előtti helyzetet állítjuk vissza. Egynél több művelet egyszerre történő visszavonásához kattintsunk az ikon melletti nyílra, majd azokra a műveletekre, amelyeket vissza kívánunk vonni.

Automatikus javítás

Az Eszközök Automatikus javítás párbeszédablakában megnézhetjük, hogy melyek azok az (előre megadott gépelési, helyesírási és nyelvtani) elírások, hibák, amelyeket a Word automatikusan javít, megkérdezésünk nélkül. Megadhatunk új, illetve eltávolíthatunk meglévő szabályokat.

Kész szöveg

Szövegírás közben gyakran használunk “fordulatokat” (pl. megszólításokat és levél befejezése formákat), vagy hosszabb szavakat (pl. “számítógép”, “Budapest”, “A mai napi raktárkészlet” vagy ezekhez hasonló kifejezéseket), saját nevünket, egy hosszú kézbesítőlistát. Ezeket nem kell állandóan legépelni, felvehetjük az ún. szövegtárba. (A Word már tartalmaz levélíráshoz szükséges beépített szövegtárbejegyzéseket.)

A szövegtárba felvétel módja:

Jelöljük ki azt a szövegrészt vagy grafikát, amelyet tárolni szeretnénk. Ha a bejegyzéssel együtt a bekezdés formázását is tárolni szeretnénk, jelöljük ki a bekezdésjelet () is.

Kétféle módon tárolhatunk:

Ekkor a Word felajánl egy nevet a szövegtárbejegyzéshez, fogadjuk el, vagy írjunk be egy másik nevet.

Figyelem! Alapbeállításban a Word a szövegtárbejegyzést minden dokumentum számára elérhetővé teszi, mivel a Normál sablonban tárolja. Ha azt szeretnénk, hogy a szövegtár–bejegyzés csak egyes dokumentumokban legyen használható, meghatározhatjuk azt a sablont, amelyben a bejegyzést tárolni szeretnénk. Válasszuk ki azt a szöveget vagy grafikát, amelyet szövegtárbejegyzésként szeretnénk tárolni. Válasszuk a Beszúrás menün a Kész szöveg, majd a Szövegtár parancsot, és a Helye mezőben kattintsunk a kívánt sablonnévre. A Szövegtár új eleme mezőben írjuk be a bejegyzés nevét, majd kattintsunk a Felvesz gombra.

Ha sokszövegtárbejegyzést szeretnénk létrehozni, beszúrni vagy megváltoztatni, használhatjuk a Készszöveg eszköztárat is. Kijelölve a Nézet menüben az Eszköztár Készszöveg sort, megjelenik a meglévő eszköztárak alatt a háromablakos Kész szöveg eszköztár.

Szövegtárbejegyzés beszúrása

Kattintunk arra a helyre, ahová a szövegtár bejegyzést szeretnénk beszúrni. Ezután kétféle lehetőségünk van:

Helyesírás és nyelvtan

A Word-ben több módszerrel, a szerkesztés több szakaszában van lehetőségünk a dokumentum helyesírásának és nyelvi helyességének ellenőrzésére. Ne felejtsük el a dokumentum írását a használt nyelvre állítani (Eszközök menü Nyelv, Nyelv megadása vagy az Asztal alján lévők közül a megfelelőt kiválasztani).

Helyesírás és nyelvtan ellenőrzése beírás közben

Az automatikus helyesírás- és nyelvtani ellenőrzéssel beírás közben ellenőrizhetjük a helyesírási és nyelvtani hibákat. A helyesírás- és a nyelvtani ellenőrző gépelés közben ellenőrzi a szöveget, és piros hullámos aláhúzással jelöli a hibákat. Egy hiba javításához kattintsunk a jobb egérgombbal a hibás szóra, majd válasszuk ki a kívánt javítást.

Helyesírás és nyelvtan ellenőrzése beírás után

A szövegírást befejezve, ajánlatos a helyesírás ellenőrző program futtatása. Erre háromféle lehetőségünk van:

Mindhárom esetben elindul a helyesírás ellenőrzés, megjelenik a következő ablak:

A hibásnak vélt szónál megáll, és javaslatot tesz a javításra. Akkor is figyelmeztet, ha nem helyesírási, hanem szerkesztési hiba van.

Például:

A gép javaslatát itt vagy mindenütt elfogadhatjuk (Cseréli, Mindet cseréli), elvethetjük (Átugorja, Mindet átugorja), illetve a megjelölt szót felvehetjük a szótárba. (Ilyen lehet pl. egy családnév, egy márka.) A hibás szót és azt, amelyikre kicseréljük, felvehetjük az Automatikus javítás jegyzékébe. (A videóbemutató az Office 2000 kalauz CD-jén találhatók egyike.)

Gyakran előfordul, hogy az egész dokumentum nyelvétől eltérő nyelven megírt szavakat is használunk. E szavakat hibásnak fogja tartani a gép, hacsak nem jelöljük meg külön ezek nyelvét. Kijelölve az idegen szót (szavakat) módosítjuk a kijelölt rész nyelvét. (Ha nincs valamely nyelvhez szótár telepítve, akkor az e nyelven írt szöveget jelöljük ki és a Nyelv megadása ablakban a legfelső, “nem ellenőrzött” sort válasszuk.)

Címsorok Hosszabb dokumentumok esetében elsőként - a könnyebb áttekintés és mozgás érdekében - a szerkezetet alakítsuk ki. Ehhez az egyes címeket formázzuk, majd fontosnak tartott helyekre (amelyekre később hivatkozni akarunk) ún. könyvjelzőket helyezünk el. A címsorok olyan stílusok, amelyekkel a dokumentumot fejezetekre és azok alfejezeteire bonthatjuk. Legegyszerűbben egy bekezdést úgy formázhatunk címsorrá, hogy a Tagolás nézetet választjuk. Ebben az eszköztár balra mutató nyilával előléptethetjük, jobbra nyíllal “lefokozhatjuk” azt a bekezdést, amelyre a kurzor mutat. A beépített címstílusokkal (Címsor 1-től Címsor 9-ig) formázáskor a cím alá tartozó szöveg a dokumentum megfelelő szintjét (Szint 1-től Szint 9-ig) alkotja. A vázlat nézetben így egyszerűen áttekinthetjük a dokumentum felépítését. A magasabb szintű cím bármely módosítása (áthelyezése, másolása vagy törlése) az alárendelt szövegre is hatással van. Feladat: Elkészített szövegünk címeit és alcímeit formázzuk címsorokká.

Jelöljük ki a tagolás eszköztáron látható számok közül azt, amelyik az általunk megadott legalacsonyabb címsornak (legnagyobb szám) felel meg. [A képernyőn a dokumentum “csontvázát” kell látnunk.]

Mozgás a dokumentumban A dokumentumban az egér vagy a billentyűzet segítségével mozoghatunk. Meghatározott oldalra, könyvjelzőre, vagy más helyre is ugorhatunk. Ha képernyőn olvassunk hosszabb dokumentumot, használjuk a Tagolás vagy a Vázlat nézetet. A dokumentumtérkép használatával navigálhatunk. Mód van arra, hogy egyidejűleg a dokumentum két különböző helyének környezetét is a képernyőn egyszerre lássuk. Ezt az ablak felosztásával érhetjük el: Ablak menü Felosztás. A képernyőt egy vonal vágja ketté, ezt a “felosztó vonalat” az egérrel elmozdítva a két rész méretét módosíthatjuk. Mindkét résznek külön görgető sávja van. Az egyes részekben külön mozoghatunk.
Ha két (vagy több) dokumentumot egyszerre akarunk kezelni az Ablak menü Mozaikszerű elrendezés sorára kattintva megjelenik az összes behívott dokumentum egymás mellett. Egyikből egy másikba egyes részeket másolhatunk, átvihetünk.
További szövegírási lehetőségekkel (pl. a táblázat készítésével) később foglalkozunk. Könyvjelző A dokumentum egyes helyeire könyvjelzőket helyezhetünk el. Az adott helyre visszük a kurzort és a Beszúrás menü Könyvjelző parancsával előhívjuk a párbeszédablakot:

Választhatunk a meglévő könyvjelzők közül (ekkor a régi helyett a most megjelölthöz kerül) vagy beírhatunk újat (csak egy szó lehet), és a Felvesz-re kattintva a kijelölést érvényesítjük. Az Ugrás gomb az adott könyvjelző helyére viszi a kurzort, a Törlés megszünteti a kijelölt könyvjelzőt. Megkönnyíti a könyvjelző a dokumentum valamely részére való hivatkozást is. Ebben a jegyzetben több helyen (itt is) felhasználtuk ezt a lehetőséget arra, hogy az Olvasó valamely fogalom részletes leírását könnyebben megtalálja. A  kék színű aláhúzott szóra kattintva a megfelelő helyre ugorhatunk. Ennek neve hiperhivatkozás. [Nyomtatott szövegnél a megfelelő oldalszámot jeleníthetjük meg.]
 
Egy fontos tanács azoknak, akik a dokumentumot html kiterjesztéssel akarják elmenteni: ne használjanak könyvjelzőként ékezetes betűket!