Kezelési tanácsok                                            Vissza a honlap tartalomjegyzékéhez

Szücs Ervin

Szövegszerkesztés

Tartalom

Bevezetés

Néhány tanács

A Word indítása

A képernyő felépítése A Word nézetei és megjelenése Normál nézet
Tallózás nézet
Oldalkép nézet
Tagolás (Vázlat) nézet
Fődokumentum nézet
A dokumentum A dokumentum részei
Új dokumentum létrehozása
Létező dokumentumok megnyitása
A dokumentum mentése
A dokumentum bezárása
A képernyő elemei Szöveges menü
Eszköztárak
Gyorsmenü
Vonalzó
Szövegírás Szöveg módosítása
Törlés-kivágás
Kész szöveg
Helyesírás és nyelvtan
Címsorok
Mozgás a dokumentumban
Könyvjelző
Formázás Mit
Hogyan
Objektumok és képek beszúrása

Nyomtatás

További lehetőségek

Táblázatok
Oldalak formálása
Kiegészítők
Levelezés
Dokumentumok összefűzése
Hivatkozások
WEB lapok készítése
Egyenletek, képletek
Mezők

Makrók

Tanulmányok, cikkek, könyvek

Irodalom


Bevezetés

Néhány évvel ezelőtt írógéppel írták a leveleket, a könyvek kéziratait. Egy-egy szakkönyv megírásakor többször is át kell írni egy-egy fejezetet. A szerző “menetközben” gyakran jön rá arra, hogy egy mondat, vagy egy egész bekezdés jobban illik egy másik gondolati sorrendbe, előbbre vagy későbbre való. Ilyenkor jött az olló és a ragasztó: kivágva, átragasztva készültek el újra az oldalak. A titkárnők is regélhetnének arról: hányszor kellett átgépelni egy-egy anyagot, mert a főnök mindig újabb és újabb (néha csak egy szó) változtatáshoz ragaszkodott. Amikor tucatnyi embernek kellett majdnem azonos levelet írni, csak éppen egy-egy mondat különbözött, bizony sokszor az unalomig gépelték a majdnem egyforma szöveget.

Napjainkban az élet szinte minden területén használjuk a számítógépet. Különösen hasznos segítőnk szövegek írásában, javításában, nyomtatásában. A jó öreg írógép lassan már csak múzeumi tárgy marad. A számítógép - ezen a téren (is) - áldás az irodai munkában. 1978-tól kezdték el a szövegszerkesztők kifejlesztését. Ma már úgy dolgozhatunk ezzel, úgy dolgozhatunk, mint egy agyagszobrász: egyik helyről innen elveszünk egy részt, “átrakjuk” egy másik helyre. A képernyőn készülő szöveg számtalanszor módosítható, s elegendő csak egyszer, a végleges változatot kinyomtatni. (Nem újdonság, hogy ez a jegyzet is így készült!)

Az editor olyan számítógép-program, amely lehetővé teszi programok vagy szövegek írását, ezek “tetszés szerinti” változtatását: tetszőleges jelek (karakterek) törölhetők, ill. beszúrhatók; szavak, sorok, akár több bekezdés is másolható, áthelyezhető egyik helyről a másikra, az elkészített szöveg formája (felső, alsó, jobb és bal margó; a betű típusa és nagysága) tetszés szerint változtatható, közéje ábrák tördelhetők. Az elkészített szöveg helyesírása ellenőrizhető: a hibásan írt szavaknál megáll a gép és tanácsot ad a javításukra. Ebből választhatunk, vagy más - tetszés szerinti - szót írhatunk be helyette. Sokat segít ez a magyar szövegeknél is, de különösen sokat az idegen nyelvű (pl. angol vagy német) cikkek, levelek írásakor.

És a levelezés is egyszerűbb. A nagyjából megegyező szövegeket nem kell végig újragépelni; elegendő csak azt a részt átjavítani, amiben az új levél különbözik az előzőtől. És a főnök javításaitól sem kell már félni!

Ma már mindenkinek tanácsolhatjuk: érdemes megtanulni a kezelésüket. A szövegszerkesztő kezelése egyszerű, könnyen elsajátítható. Magam úgy vagyok vele, hogy mennél többet használom, annál több új lehetőségét ismerem meg. És mire többé-kevésbé tisztában vagyok a legtöbb (ha nem is minden) részletével, jön egy újabb változat. Gondolom, az Olvasó előtt sem ismeretlen ez a probléma. Megnyugtatásul egyet jó tudni: a logikája lényegében minden szövegszerkesztőnek azonos. Olyan ez, mint az autóvezetés. Aki megtanult egy gépkocsit vezetni (bár ezt sem lehet tökéletesen elsajátítani), annak nem fog nagy gondot okozni egy másik, újabb, modernebb, jobban felszerelt autó vezetése.

Gépkocsivezetést sem lehet (csak) könyvből megtanulni. Ez a jegyzet csak segíti, de nem helyettesíti a közvetlen számítógépes gyakorlatot. Szükséges, hogy a következőkben leírtak olvasása közben bekapcsolt számítógép mellett ülve minden egyes lépést azonnal próbáljunk ki. Mielőtt pedig továbbhaladna egy fejezetről, ellenőrizze, hogy valóban képes-e a fejezetben felsorolt műveleteket végrehajtani. Ha problémája van, lépjen kapcsolatba tutorával!

A CD-n található Dúl Imre távoktatási jegyzete a PowerPoint használatáról. Számos témakörben (pl. diagramkészítés, WordArt szövegkezelés, szövegdobozok) az ott leírtak megegyeznek a Word-ben használatos eljárásokkal. Ezért a megfelelő témák leírását (erre mindenütt utalunk is) ebben a jegyzetben nem ismételjük meg, de tekintse az Olvasó ezeket is a tananyagunk szerves részének.

Kezdjünk hát hozzá!


Néhány tanács

Mindenekelőtt egy - általában a számítógép használatával kapcsolatos - “egészségügyi tanács”, főleg fiataloknak: Ne felejtsék el, hogy a szemükre 10, 20, sőt 50 év múlva is szükségük lesz. A képernyő hosszas, állandó, megszakítás nélküli nézése szemromlást, gerincbántalmakat okozhat. Ezért ajánlatos legalább óránként néhány perces szünetet tartani. Vegyék azt nagyon komolyan, bár magam is tudom, hogy nehéz elszakadni a számítógéptől!

Mielőtt hozzákezdenénk az érdemi anyaghoz, néhány “apróságot” fontos megjegyezni. Más “filozófiája” van a számítógépes szövegírásnak, mint gépírásnak. (Ezt különösen azok figyelmébe ajánlom, akik már dolgoztak írógéppel.) Már szerkezetileg is lényeges a különbség, bár mindkettőnél van (formájára majdnem azonos) billentyűzet. Nézzük csak a fényképet: A billentyűk és a karaktereket hordozó kalapácsok szerkezetileg össze vannak kötve. Pl. a Q jelű billentyű felső állásban mindig Q, alsó állásban q betűt nyomtat a papírlapra.

A számítógépnél közvetlen kapcsolat a billentyűzeten látható és a képernyőn megjelenő karakter között nincs! A billentyű leütése egy (arra és csakis arra) a billentyűre érvényes kódot továbbit a gépbe, ahol az általunk kiválasztott keyboard (billentyűzet) kezelő program alakítja át a jelet a kívánatos karakterré. Most pl. a “Verdana” nevű program az itt látható betűkké formálta a jeleket. Egy másik program ugyanezen billentyűkkel más karaktereket készít.

Példa:

Ebből következik, hogy amikor egy új anyagot (levelet, könyvet, tanulmányt stb., összefoglaló nevén: dokumentumot) készítünk munkánknak két fő fázisa van:

  1. A szöveg leírása
  2. A dokumentum formálása.
Az írógépelésnél ezt a két feladatot egyszerre kell megoldani. A szöveg írásakor (fogalmazás közben) ne törődjünk a formával, a betűk típusával, aláhúzásával, kiemelésével, a sorok végével. Csak azzal foglalkozzunk, hogy mit írunk, és ne törődjünk azzal, hogy hogyan. (Célszerű a Nézet oszlopban a Normál vagy a Vázlat kijelölést választani.)

Még egy fontos tanács: amikor elkezdjük az új szöveg szerkesztését, már az első karakterek leütése után, majd 10-15 percenként “mentsük el” a dokumentumot (vagyis tároljuk a lemezen). Sok bosszúságot okozott már egy váratlan áramkimaradás, ami után az egész munkát elölről lehet kezdeni. (A memóriában lévő szöveg ilyenkor elvész - ha csak nincs a géphez csatolva szünetmentes áramforrás.)