Az irodai munka gépesítése

Egy, a század elején megjelent könyvben olvashattuk e lelkesítő sorokat: "A múlt század bankárja, statisztikusa, pénztárosa heteken át fáradozott, emésztette idejét és idegeit, amíg elvégezte azt, amit ma egy ügyesen kezelt gép egy nap alatt, megerőltetés nélkül el tud végezni. S bárha ez is kíván úgy időt, mint figyelmet, megsokszorozott munkája végeztével sem lesz szellemileg kimerült az ember, hanem frissen tartott gondolatait speciális szakmájának minél intenzívebb, gazdaságosabb fejlesztésére képes fordítani: miáltal teljesítőképessége - a köz számára ez által lényegesen növekszik." E lelkes sorok a mechanikus számológépet üdvözölték. Századunk második felétől fokozatosan átalakult a hagyományos iroda, és nem véletlen, hogy ennek a folyamatnak egyik forráshelye éppen Japán. Gondoljuk csak el: a japán hivatalnoknak mintegy 3500 képírásjelet kell ismernie, ennek egyszerű gépesítése (pl. írógép alkalmazása) szinte lehetetlen. A japán irodákban a leveleket egészen a legutóbbi időkig - kézzel írták. Gyakran több példányra is szükség volt, ezért ki kellett találni a fénymásoló gépeket. Lényeges előrelépést azonban csak a számítógépektől várhatnak, amelyek segítségével megvalósítható a japán írógép.

A mikroszámítógépek megjelenése forradalmi változást hozott az irodai munkában. A szövegszerkesztő programok meggyorsítják és megkönnyítik a legfárasztóbb irodai tevékenységet, a Gépelést. A mágneslemezeken tárolt típusszövegekből könnyen összeállítható egy-egy körlevél, és az ugyancsak tárolt címlista alapján automatikusan készül el a szükséges példányszámban. A javítások is egyszerűbbek: elegendő a hibás részeket kijavítani, az újraírást a gép már automatikusan végzi. A másológépek és az elektronikus írógépek léte kézenfekvővé teszi, hogy az irodák gépeit hálózatba kapcsolják: a leveleket, rajzokat, fényképeket a kiépített vonalon közvetlenül lehet egyik irodából a másikba továbbítani.

Az adatok, a levelezés, a határidők, a kötelezettségek még egy átlagos irodában is olyan nyilvántartást igényelnek, amelyeket naprakész állapotban tartani szinte emberfeletti energiát igénylő feladat. Az irodai számítógép fáradhatatlan; milliónyi adatot képes megőrizni, és adott parancsra megjeleníteni, így a korszerű vezetésben ma már nélkülözhetetlen eszköz. Egy szakíró szavai szerint: "Célszerű, hogy minden vezető minél gyorsabban a vezetés eszközeként használja a mikroszámítógépet. Aki ebben gyorsan cselekszik, a stratégiai vállalattervezés, a marketingtervezés, az alternatív stratégiák értékelése, a pénzügyi tervezés és más területek fejlődésében rendkívüli előnyre tesz szert." Az irodai mikroszámítógépek lehetővé teszik az információs folyamatok szétosztását és automatizálását, csökkentik az adminisztrációs létszámot, ugyanakkor hatékonyabbá teszik a munkát. A számítógép felszabadít az irodai rabszolgamunka alól is, mivel megszűnik az iratok "kásahegye": a leveleket, adatokat mágneslemezek, a rajzokat pedig mikrofilmek tárolják.